Perencanaan

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Rencana tersebut dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Stephen Robbins dan Mary Coulter dalam Wikipedia (2015) mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efisien.

Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain (pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan) tidak akan dapat berjalan. Perencanaan akan menentukan fungsi fungsi manajemen berikutnya dan merupakan landasan pokok dari semua fungsi manajemen. Perencanaan merupakan proses atau kegiatan yang pertama dan mencakup keseluruhan kegiatan manajemen. Dalam perencanaan dapat dijabarkan keseluruhan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam proses manajemen selanjutnya.

Dalam perencanaan para manajer harus menetukan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan:

What (apa)? = Manajer harus menentukan terlebih dahulu apa tujuan dari kegiatan yang dilakukan, kemudian tindakan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

When (kapan)? = waktu (kapan hal tersebut  perlu dilakukan)

How (bagaimana)? = cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut)

Who (siapa)? = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut)

Where (dimana)? = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan)

Why (mengapa)? = keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).

Perencanaan itu merupakan suatu proses artinya perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan dari tindakan yang paling baik/menguntungkan untuk mencapai tujuan. Proses tersebut meliputi langkah-langkah:

Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas;

Mencari informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan;

Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi  yang sudah terkumpul;

Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan pelaksanaan rencana (memilih rencana yang diajukan/memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan;

Menetapkan planning alternatif;

Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan;

Membuat sintesis (metode/alternatif penyelesaian);

Mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci;

Kelebihan dan kelemahan perencanaan.

Kelebihan:

1. Segala kegiatan berjalan secara lebih teratur.

 2. Memperkecil atau menghilangkan pekerjaan yang tidak produktif.

 3. Menjadi alat pengukur hasil-hasil yang dicapai. 

4. Menjadi landasan bagi fungsi manajemen lain terutama fungsi pengawasan.

Kelemahan:

1. Keterbatasan akan informasi dan fakta mengenai masa yang akan datang. 

2. Memerlukan biaya yang cukup banyak. 

3. Ada hambatan psikologis. 

4. Menghalangi timbulnya inisiatif. 

5. Menghambat tindakan tindakan yang mungkin perlu diambil.

Referensi:

Wikipedia. 2015. Perencanaan. Available online at: https://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan